§ 1 Information über die Erhebung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten innerhalb unserer Dienste. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, Nutzerverhalten.

(2) Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

GrafenImmo GmbH
Steinstr. 34
49356 Diepholz
– vertreten durch: Daniel Micheel –
Telefon: +49 5441 980 4920
E-Mail-Adresse: info@grafenimmo.de
Internetadresse: www.grafenimmo.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

(3) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Formular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Alter, Anschrift, Angaben zu finanziellen Verhältnissen, Angaben zu beruflichen Zielen, Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihr Anliegen beziehungsweise Ihre Bewerbung bestmöglich zu beantworten und zu bearbeiten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Sofern Sie nach Bewerbung die Dienstleistungen unseres Unternehmens nicht in Anspruch nehmen und nicht Vertragspartner unseres Unternehmens werden, erfolgt die Löschung der von Ihnen über das Kontaktformular uns überlassenen Daten nach spätestens 4 Wochen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, b und f DS-GVO. 

(4) Falls wir für einzelne Funktionen unseres Angebots auf beauftragte Dienstleister zurückgreifen oder Ihre Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir Sie untenstehend im Detail über die jeweiligen Vorgänge informieren. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer.

§ 2 Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

§ 3 Informatorische Nutzung der Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf unserer Website werden folgende technisch notwendige Daten verarbeitet:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite
• Referrer-URL
• Browser, Betriebssystem, Sprache
• HTTP-Statuscode

Zweck:
Sicherstellung von Stabilität, Sicherheit und ordnungsgemäßem Betrieb.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Hosting:
Unsere Website wird bei der IONOS SE gehostet. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

§ 4 Cookies & Endgerätezugriffe

Unsere Website verwendet keine Marketing- oder Tracking-Cookies.

Die im Cookie-Banner aufgeführten Kategorien „Statistik“, „Präferenzen“ und „Marketing“ werden derzeit nicht aktiv eingesetzt. Diese Kategorien sind aus technischen Gründen im Einwilligungs-Tool vorhanden, um eine zukünftige, datenschutzkonforme Erweiterung der Website zu ermöglichen. Eine Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach vorheriger Einwilligung.

(1) Technisch erforderliche Cookies / Local Storage

Zur Bereitstellung grundlegender Funktionen (z. B. Seitendarstellung, Sicherheitsfunktionen, Webchat-Session) können technisch notwendige Cookies oder Local-Storage-Einträge verwendet werden.

Rechtsgrundlage:
§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

(2) Eingesetzte WordPress-Plugins (Auswahl)

• All in One SEO
• IONOS Essentials / Performance / Single Sign-On
• Extendify (WordPress-Assistent)
• WPCode Lite
• WP Go Maps (Google Maps Einbindung)
• WooCommerce (derzeit nicht aktiv genutzt)

Soweit einzelne Plugins externe Inhalte (z. B. Karten) nachladen, erfolgt dies nur bei bewusster Nutzung der jeweiligen Funktion.

§ 5 Kontaktaufnahme per E-Mail, Webchat und Telefon (KI-gestützt)

Wir ermöglichen die Kontaktaufnahme über:

• E-Mail
• Webchat
• Telefon mit KI-gestütztem Sprachassistenten (Voicebot)

Bei Webchat und Voicebot erfolgt eine KI-gestützte Unterstützung (z. B. Erfassung, Strukturierung, Zusammenfassung Ihres Anliegens). Sie werden im jeweiligen Kanal darauf hingewiesen, dass es sich um ein KI-gestütztes System handelt.

§ 6 Verarbeitete Datenkategorien

Je nach Kontaktkanal verarbeiten wir:

• Fotos/Anhänge, sofern von Ihnen übermittelt (z. B. Schadensfotos)
• Name, Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer – soweit angegeben)
• Inhalte Ihrer Anfrage / Gesprächsinhalte
• ggf. Objekt- oder Vorgangsdaten (Adresse, Einheit)
• technische Metadaten (Zeitpunkt, Kanal)

§ 7 Zwecke & Rechtsgrundlagen

Zwecke:

• Bearbeitung Ihres Anliegens
• Kommunikation mit Mieter:innen, Eigentümer:innen, Interessent:innen
• interne Weiterleitung an zuständige Mitarbeitende
• Dokumentation des Vorgangs

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sonstige Anfragen, effiziente Organisation)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche/vertragsnahe Kommunikation)

§ 8 Webchat (KI-gestützt)

Chat-Nachrichten können durch KI technisch unterstützt verarbeitet werden (z. B. Zusammenfassung oder Sortierung), um eine effiziente Bearbeitung zu ermöglichen.

Speicherdauer:
Chatprotokolle werden 60 Tage gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

§ 9 Telefon / Voicebot (STARFACE)

(1) Telefonanlage

Die Telefonie erfolgt über eine STARFACE-Telefonanlage. Je nach Konfiguration kann diese lokal oder als Cloud-Dienst betrieben werden.

(2) Audioaufzeichnung & Transkription

Transkripte: Gespräche können zur Bearbeitung in Text umgewandelt werden.
Speicherdauer: 60 Tage (Standard).

Audioaufzeichnungen: erfolgen nicht standardmäßig.
Eine Aufzeichnung findet nur auf ausdrücklichen Wunsch und nach vorheriger Einwilligung statt.
Heimliche Aufzeichnungen sind unzulässig (§ 201 StGB).

§ 10 Hinweis zu sensiblen Daten (Art. 9 DSGVO)stützt)

Bitte übermitteln Sie uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) über Webchat, E-Mail oder Telefon.

Sollten solche Daten dennoch freiwillig übermittelt werden, verarbeiten wir diese nur, soweit dies zwingend zur Bearbeitung erforderlich ist; andernfalls werden sie gelöscht oder die Verarbeitung eingeschränkt.

§ 11 Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlicher erheblicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO.
KI-Funktionen dienen ausschließlich der Unterstützung; Entscheidungen erfolgen durch Mitarbeitende (Human-in-the-Loop).

§ 12 Empfänger & Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung unserer Kommunikationskanäle setzen wir folgende Dienstleister ein:

• IONOS SE – Hosting (Auftragsverarbeiter)
• Voiceflow Inc. – Webchat/Voicebot-Plattform (Auftragsverarbeiter)
• OpenAI – KI-Sprachmodell (Unterauftragsverarbeiter)
• ElevenLabs Inc. – Text-to-Speech (Unterauftragsverarbeiter)
• STARFACE GmbH – Telefonanlage
• Usercentrics GmbH – Consent-Management-Plattform (Cookiebot) zur Speicherung und Verwaltung von Einwilligungen (Auftragsverarbeiter).

Sofern externe IT- oder Implementierungsdienstleister Zugriff auf Systeme erhalten (z. B. Support), erfolgt dies weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

§ 13 Drittlandübermittlungen

Einzelne Dienstleister (z. B. OpenAI, ElevenLabs) haben ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR.
In diesen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, insbesondere durch:

• zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen
• EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO)

§ 14 Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

§ 15 Widerruf & Widerspruch

Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Widersprüche gegen Verarbeitungen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sind jederzeit möglich.

Kontakt: info@grafenimmo.de